Penerapan ITIL / ITSM di Perusahaan Telkom

Penggunaan ITIL(Information Technology Infrastructure Library)/ Standar Internasional Manajemen Pelayanan Teknologi Informasi Pada Perusahaan Telkomsel

1.1. Pengertian

Implementasi ITIL pada perusahaan umumnya dilakukan dengan cara mengevaluasi seluruh komponen/perangkat yang berkaitan dengan TI, terutama divisi TI pada perusahaan tersebut. Evaluasi dilakukan dalam rangka memastikan apakah pengelolaan TI pada perusahaan telah sesuai dengan ketetapan dan standar yang berlaku yang lebih sering dikenal dengan istilah audit. Aktivitas audit yang berlangsung pada dasarnya berupa penemuan ketidakpatutan proses yang ada terhadap standar pengelolaan aktivitas terkait. Aktivitas audit pada ITIL didasarkan kepada Service Delivery dan Service Support. Implementasi kedua acuan ini secara menyeluruh merupakan wujud implementasi framework ITIL pada perusahaan.

Manajemen Layanan TI atau IT Service Management (ITSM) mengacu pada pelaksanaan dan pengelolaan kualitas layanan TI yang memenuhi kebutuhan bisnis.Manajemen Layanan TI dilakukan oleh penyedia layanan TI melalui kombinasi yang tepat dari teknologi, manusia, proses dan informasi. Penyedia layanan TI tidak bisa lagi hanya berfokus pada teknologi dan organisasi internal mereka. Mereka sekarang harus mempertimbangkan kualitas layanan yang mereka berikan dan fokus pada hubungan dengan pelanggan.

Pertimbangan dan perbaikan pada kualitas layanan yang diberikan dari perusahaan pun akan menguntungkan karena meningkatkan kesetiaan para pelanggan yang merasa puas dengan layanan yang diberikan. Dari sisi inilah perusahaan perlu mengubah  kebiasaan dan berfokus untuk memberikan layanan terbaik bagi pelanggannya.

1.2. Studi Kasus

Pada perusahaan Telkomsel, penggunaan ITIL dalam sistem audit internalnya hanya melibatkan 3 macam Service, yaitu Service Monitoring and Performance Reporting, Service Operation dan Service Level Management. Pada 30 Juni 2007, OGC (Office of Government Commerce) menerbitkan versi ketiga ITIL (ITIL v3) yang intinya terdiri dari lima bagian dan lebih menekankan pada pengelolaan siklus hidup layanan yang disediakan oleh teknologi informasi. Kelima bagian tersebut adalah:

1.      Service Strategy

Memberikan panduan kepada pengimplementasi ITSM (IT Service Management) pada bagaimana memandang konsep ITSM bukan hanya sebagai sebuah kemampuan organisasi (dalam memberikan, mengelola serta mengoperasikan layanan TI), tapi juga sebagai sebuah aset strategis perusahaan. Panduan ini disajikan dalam bentuk prinsip - prinsip dasar dari konsep ITSM, acuan-acuan serta proses-proses inti yang beroperasi di keseluruhan tahapan ITIL Service Lifecycle.

Topik-topik yang dibahas dalam tahapan lifecycle ini mencakup pembentukan pasar untuk menjual layanan, tipe-tipe dan karakteristik penyedia layanan internal maupun eksternal, aset-aset layanan, konsep portofolio layanan serta strategi implementasi keseluruhan ITIL Service Lifecycle. Proses-proses yang dicakup dalam Service Strategy, di samping topik-topik di atas adalah: a. Service Portfolio Management b. Financial Management c. Demand Management.

Bagi organisasi TI yang baru akan mengimplementasikan ITIL, Service Strategy digunakan sebagai panduan untuk menentukan tujuan/sasaran serta ekspektasi nilai kinerja dalam mengelola layanan TI serta untuk mengidentifikasi, memilih serta memprioritaskan berbagai rencana perbaikan operasional maupun organisasional di dalam organisasi TI.

2.      Service Design

Agar layanan TI dapat memberikan manfaat kepada pihak bisnis, layanan-layanan TI tersebut harus terlebih dahulu di desain dengan acuan tujuan bisnis dari pelanggan. Service Design memberikan panduan kepada organisasi TI untuk dapat secara sistematis dan best practice mendesain dan membangun layanan TI maupun implementasi ITSM itu sendiri. Service Design berisi prinsip-prinsip dan metode-metode desain untuk mengkonversi tujuan-tujuan strategis organisasi TI dan bisnis menjadi portofolio/koleksi layanan TI serta aset-aset layanan, seperti server, storage dan sebagainya.

Ruang lingkup Service Design tidak hanya untuk mendesain layanan TI baru, namun juga proses-proses perubahan maupun peningkatan kualitas layanan, kontinuitas layanan maupun kinerja dari layanan.

Proses-proses yang dicakup dalam Service Design yaitu:

a. Service Catalog Management

b. Service Level Management

c. Supplier Management

d. Capacity Management

e. Availability Management

f. IT Service Continuity Management

g. Information Security Management

3.      Service Transition

Menyediakan panduan kepada organisasi TI untuk dapat mengembangkan serta kemampuan untuk mengubah hasil desain layanan TI baik yang baru maupun layanan TI yang diubah spesifikasinya ke dalam lingkungan operasional. Tahapan lifecycle ini memberikan gambaran bagaimana sebuah kebutuhan yang didefinisikan dalam Service Strategy kemudian dibentuk dalam Service Design untuk selanjutnya secara efektif direalisasikan dalam Service Operation.

Proses-proses yang dicakup dalam Service Transition yaitu:

a. Transition Planning and Support

b. Change Management

c. Service Asset & Configuration Management

d. Release & Deployment Management

e. Service Validation

f. Evaluation

g. Knowledge Management

4.      Service Operation

Merupakan tahapan lifecycle yang mencakup semua kegiatan operasional harian pengelolaan layanan-layanan TI. Di dalamnya terdapat berbagai panduan pada bagaimana mengelola layanan TI secara efisien dan efektif serta menjamin tingkat kinerja yang telah diperjanjikan dengan pelanggan sebelumnya. Panduan-panduan ini mencakup bagaimana menjaga kestabilan operasional layanan TI serta pengelolaan perubahan desain, skala, ruang lingkup serta target kinerja layanan TI.

Proses-proses yang dicakup dalam Service Transition yaitu:

a. Event Management

b. Incident Management

c. Problem Management

d. Request Fulfillment

e. Access Management

5.      Continual Service

Improvement Memberikan panduan penting dalam menyusun serta memelihara kualitas layanan dari proses desain, transisi dan pengoperasiannya. CSI mengkombinasikan berbagai prinsip dan metode dari manajemen kualitas, salah satunya adalah Plan-Do-Check-Act (PDCA) atau yang dikenal sebagi Deming Quality Cycle.

1.3. Kesimpulan

Setelah membahas secara teoritis kemudian membandingkan dengan hasil penelitian, maka dapat diambil beberapa kesimpulan :

1. Dengan kedudukan audit internal yang seperti itu maka tingkat independensinya menjadi tinggi dan dapat menjaga objektivitas dalam menjalankan fungsi pengawasan yang dilakukan pada seluruh bagian. Internal audit dalam melaksanakan tugasnya tidak terlibat dalam kegiatan operasiobal perusahaan yang menjadi objek pemeriksaannya. Dengan demikian, audit internal terlepas dari pengaruh subjektif dan hasil pemeriksaannya benar-benar objektif.

2. Pemeriksaan yang dilakukan audit internal meliputi seluruh kegiatan bisnis perusahaan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas aspek operasional

3. Audit internal perusahaan berupaya menjaga agar manajemen tetap menjalankan tugasnya sesuai dengan sistem, prosedur, dan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

4. Segala kecurangan dan penyimpangan dalam aktivitas perusahaan dapat diminimalisir, karena adanya Grup Internal Audit yang berkala maupun secara mendadak.

Sumber : https://en.wikipedia.org/wiki/ITIL